De kracht van kwetsbaarheid

Hoe verbinden op persoonlijk niveau teams weer enorm sterk kan maken

Ik wil met jullie een ervaring delen die mij diep geraakt heeft. Enige tijd geleden zat ik met een managementteam op de hei. Er waren in het team behoorlijk wat onderhuidse spanningen geslopen door een reorganisatie die zij samen geleid hadden. Hier was het een en ander in mis gegaan wat tot behoorlijk wat boosheid en afstand had geleid.

We zijn ’s avonds gestart met een kampvuurgesprek. We hebben elk teamlid gevraagd iets te delen uit heb persoonlijke leven wat voor hem of haar belangrijk is op dit moment. Vooraf zag niet iedereen het nut in van dit “softe gedoe” maar toch deed iedereen mee. Een voor een hebben ze hun verhaal verteld. Het waren persoonlijke verhalen, verhalen met emotie, verhalen waarin worstelingen met het leven werden gedeeld. Ondanks de gespannen sfeer in het begin hebben we samen tranen gevoeld en gelachen.

De volgende dag hebben we bijna helemaal (!) ingevuld met één werkvorm: Professioneel Roddelen. Hierin gaat een teamlid met de rug naar de groep zitten en de rest praat over hem of haar “alsof hij of zij er niet bij is”. Met vragen als: wat waardeer je in deze persoon, waar heb je last van en wat gun je hem of haar voor de toekomst? Tussendoor hebben we op basis van wat gezegd werd korte, intense gesprekken gevoerd om onderlinge spanningen uit te praten. Met als resultaat een team wat met veel plezier en zichtbaar ontspannen de borrel in ging.

Het effect werd de volgende dag (met een meer inhoudelijk programma) nog duidelijker: het inzichtelijk maken van de hoeveelheid werk en projecten verliep veel soepeler dan voorheen; het vertrouwen om elkaar te steunen in projecten was duidelijk toegenomen.

Werkzame ingrediënten

Simpele opdrachten als “vertel iets persoonlijks” en “deel hoe je iemand ervaart” kunnen grote onderhuidse spanningen weghalen. Belangrijk is om hierin te zorgen voor veiligheid en zelf het goede voorbeeld te geven. Hoe doe je dat?

Deel persoonlijke verhalen

Mensen gaan vaak uit verbinding doordat ze de ander niet meer als een heel mens, maar meer als een rol gaan zien. Rollen kunnen van alles zijn: De dwarse, de gemene, de afstandelijke, de drukke, de duiker, de pusher. Door het delen van persoonlijke verhalen en ervaringen, ga je elkaar weer als hele mensen ervaren met zowel negatieve en positieve kanten.

Creëer veiligheid

Van nature gaan we spannende gesprekken uit de weg. De een wat meer dan de ander, maar er zit iets ontwijkends in vele van ons. Als we de confrontatie te lang uit de weg gaan, worden onderhuidse spanningen alleen maar groter. Mensen helpen om zich uit te spreken helpt om de lucht te klaren. Daarvoor is veiligheid nodig.

We hebben tijdens de eerste opdracht gebruik gemaakt van regels uit de Check-in. Deze methode, waarin iedereen iets zegt en waarin je niet op elkaar reageert, zorgt voor deze veiligheid. Het maakt dat iedereen de ruimte krijgt om zich uit te spreken (op het moment dat voor hem of haar past) en dat de mensen met aandacht naar elkaar luisteren. Je sloopt als het ware tijdelijk de verbale interactie eruit. Tijdens de tweede opdracht doe je hetzelfde door de persoon zich om te laten draaien.

Uitspreken en luisteren zijn niet voor niets volgens Harvard hoogleraar Amy Edmondson de 2 meest belangrijke samenwerkingsvaardigheden van de toekomst:

De leider als eerste kwetsbaar

Teamleden stellen zich veel makkelijker kwetsbaar op als de leidinggevende figuur daarin voorgaat. Bij dit soort bijeenkomsten moet ik als teamcoach deze rol op mij nemen. Ik vond dit fenomeen ook terug in het onderzoek van Google naar succesfactoren binnen hun eigen teams. Wat je rol in teams ook is (teamleider, teamcoach of zelfs teamlid), als je wilt dat anderen zich kwetsbaar gaan opstellen zal je zelf het goeie voorbeeld moeten geven.

 

Waarom raakte mij dit nou zo?

Deze ervaring raakte mij zo omdat je hierin ervaart dat je allemaal mens bent. De Boeddhisten zeggen: Life is sufferring. Iedereen heeft worstelingen, angsten, onmacht. Maar iedereen heeft ook passies, dingen waar hij of zij van gaat stralen. Als je deze duistere kanten met elkaar deelt en erbij bent als mensen over dingen praten waarvan hun ogen echt gaan stralen, dan geeft dat een heel bijzonder gevoel. Voor mij zorgt het ervoor dat ikzelf meer ontspannen word over mijn eigen worstelingen. Door mijn onzekerheden te delen, en hierin steun te ervaren ben ik ’s avonds met een heel gelukkig gevoel naar huis gereden.

Wil je hier zelf mee aan de slag?

Het is zonde als we (teamcoaches) worden ingevlogen als het te laat is. Dat doe je met je eigen auto ook niet. Je blijft niet doorrijden totdat er een keer iets kapot gaat en je aan de kant van de weg stil staat. Je doet regelmatig een kleine en grote beurt om gedoe te voorkomen. Zo zou het ook in teams moeten gaan. Preventief onderhoud om grote problemen te voorkomen.

Steeds meer teamleiders en teamcoördinatoren maken gebruik van tools om teamontwikkeling onderdeel te maken van het dagelijkse proces. In vergaderingen, 1:1 momenten en tijdens teamdagen (die ze gewoon zelf leiden).

Wil jij hier zelf mee experimenten? Download dan gratis onze toolbox “Eerste hulp bij Teamontwikkeling”.

Succes met de ontwikkeling van je teams!
Thijs Rijnbergen

Het einde van functioneringsgesprekken

Stoppen met functioneringsgesprekken?

*LIVEBLOG, laatst bijgewerkt op 21 november 2018*

Stoppen met functioneringsgesprekken is hot! Wij ondersteunen steeds meer organisaties die een transitie maken naar een betere vorm van ontwikkelen. ABN Amro, Randstad, Rabobank, T-Mobile, Achmea en de Gemeentes Rotterdam en ‘s-Hertogenbosch, allemaal schaffen ze functioneringsgesprekken af en komen met een antwoord op de vraag: hoe bevorderen wij ons collectief functioneren. Ik ben hiervoor lessen uit de praktijk gaan verzamelen. Dit “live blog” is hier een continue samenvatting van. Lessen uit de praktijk op internet gepubliceerd, gemixed met onze eigen ervaring over het ontwikkelen van teams en organisaties.

Bye Bye Performance Management, hallo functioneringsgesprek nieuwe stijl.

ABM Amro zegt het traditionele Performance management, en daarmee de klassieke functioneringsgesprekken,  gedag en komt daarvoor in de plaats met een nieuw beleid waarin teams en medewerkers meer eigenaarschap nemen. Motiveren, ontwikkelen en waarderen staat centraal. Nieuwsgierig hoe ze dat doen, lees dan het artikel “Together en better” van Felix Bartelomij.

Ook T-Mobile stopt met de klassieke manier van beoordelen en belonen. Zij stappen over van een individuele bonus naar een collectieve prestatiebonus. Ook hier woorden als ontwikkelen en bijdrage. Anders dan bij sommige van onze klanten behoudt T-Mobile wel een aantal formele gesprekken. Zij spreken zelf over Great Converstaion. In plaats van twee komen er maar liefst vier formele gesprekken. Fons Trompenaars en Ronald de Bruijn beschrijven hier hun twijfels bij het nieuwe T-Mobile model.

Redenen om te stoppen met het functioneringsgesprek

Goed beschouwd zijn er meer reden om te stoppen met het voeren van functioneringsgesprekken (en beoordelingsgesprekken) dan om er mee door te gaan.

  1. Functioneringsgesprekken kosten miljarden en leveren niets dan frustratie op. Dat stelt docent Human Resources Management Kilian Wawoe van de Vrije Universiteit Amsterdam op basis van een zevenjarig onderzoek. De resultaten zijn te lezen in zijn boek “Het nieuwe belonen“.
  2. Functioneringsgesprekken zorgen voor verwijdering van het contact
  3. Functioneringsgesprekken verhogen de stress
  4. Functioneringsgesprekken werken niet opbouwend
  5. Iedereen heeft een hekel aan de verplichte gesprekken
  6. In functioneringsgesprekken wordt vaak eenzijdige en gekleurde feedback gepresenteerd.
  7. We proberen in zo’n gesprek teveel dingen tegelijkertijd te proppen (van communicatie, feedback, coaching tot bespreken volgende loopbaanstap of dossieropbouw)
  8. De functioneringsgesprekken zijn een excuus om de rest van het jaar niet met elkaar te praten
  9. Functioneringsgesprekken zijn te gestructureerd en te formeel
  10. Ze zijn teveel gefocust op prestaties die kwantificeerbaar zijn
  11. Eigenaarschap voor de gesprekscyclus ligt vaak bij HR of de leidinggevende en niet bij de medewerker zelf
  12. Formeel hebben de functioneringsgesprekken niet te maken met promotie en salarisonderhandelingen, in werkelijkheid is dat wel
  13. Niemand zegt wat hij werkelijk denkt
  14. Functioneringsgesprekken kosten veel tijd
  15. Functioneringsgesprekken houden slechte managers overeind.
  16. En last but not least, volgens onderzoek van Adobe huilt 25% van de werknemers na het voeren van een functioneringsgesprek.

Meer informatie over deze redenen lees je in artikelen van Harry Huizinga en Alexander Kjerulf

Van verplichte functioneringsgesprekken naar het goede gesprek

Bij meerdere van onze klanten zien wij de beweging van verplichte jaarlijkse gesprekken naar het vaker, maar niet formeel, voeren van het goede gesprek. Het vragen en ontvangen van feedback staat hier centraal. Jaarlijks formuleren medewerkers, al dan niet in hun team, hun ontwikkelvraag en gaan gedurende het jaar aan de slag met die vraag. Feedback van collega’s en leidinggevenden is dan essentieel. Yvonne ’t Hart omschrijft de mindshift op de volgende manier: Het gaat er niet om dat medewerkers doelen moeten halen en hierop beoordeeld worden. Maar dat ze zo enthousiast en bevlogen over hun werk zijn dat ze resultaten willen behalen. Lees hier het hele artikel van Yvonne.

Meer lezen over het goede gesprek? Vraag hier het gratis inspiratieboekje aan met gratis tools!

Intention Circels

Guido van de Wiel en Steffan Seykens beschrijven hoe Intention Circels een goed alternatief zijn voor de klassieke functioneringsgesprekken. Een Intention Circle is gericht op vooraf steunen van leren en ontwikkelen, in plaats van achteraf beoordelen. In de methode vertelt de betreffende medewerker allereerst wat zijn intentie is ten aanzien van zijn toekomstige functioneren. De collega’s zitten daarbij – samen met de inbrenger – in één kring. De begeleider vraagt aan iedereen om pas te gaan staan als de intentie aan vier voorwaarden voldoet. Dit wordt ook wel het ROND-maken van de intentie genoemd. Het gaat om respectievelijk:

  • Realistisch – Is de intentie haalbaar? Voorzie je dat het deze persoon daadwerkelijk gaat lukken?
  • Overtuigend – Is de intentie voelbaar, zelf gekozen en congruent?
  • Noodzakelijk – Wat kost het nu en wat levert het op door het anders te gaan doen?
  • Duurzaam – Heb je een actieplan en hulp ingeschakeld om terugval te voorkomen?

Werken aan je ontwikkeling

Geen functioneringsgesprekken meer. Maar het goede gesprek! Met welk doel eigenlijk? Het woord ontwikkeling viel hier al eerder. In de nieuwe opzet kiezen organisaties ervoor medewerkers meer en meer verantwoordelijk te maken voor hun eigen ontwikkeling. In onze begeleidingstrajecten zien wij mensen soms fronsen als wij ze vragen één ontwikkelvoornemen te formuleren. “Moeilijke vraag”, vinden ze. Maar steevast blijkt de vraag minder moeilijk dan die op het eerste gezicht lijkt. Vrijwel iedereen kan iets opnoemen om verder te ontwikkelen: een vaardigheid, meer kennis, iets op het gebied van sociale interactie. Voorbeelden te over.

In deze Ted-talk Why we do what we do gaat Tony Robbins op zoek naar de drijfveren achter ons gedrag en laat hij zien dat mensen van nature intrinsiek gemotiveerd zijn om zich te ontwikkelen. een hoopgevende conclusie toch?

Meer focus op teams

Ondertussen is het risico levensgroot dat we het ene systeem vervangen door het andere. Opeens popt het woord ‘Teamfunctioneringsgesprek’ op. Ook bij Achmea krijgt het team een rol nu de functioneringsgesprekken worden afgeschaft. Of dat nu zomaar wenselijk is is de vraag. Wanneer het teamfunctioneringsgesprek ook weer het verplichte bloemetje op de huwelijksdag wordt is er niks gewonnen. Het goede (team)gesprek werkt alleen als er sprake is van een focus op ontwikkeling. Op samen continu verbeteren. Die focus kan heel goed in een team gestimuleerd worden. Maar niet één of twee keer per jaar, maar elke dag!

Meer lezen?

Een van onze klanten adviseerde mij het volgende boek te lezen: Beoordelen: Functioneert dat?

Is jouw team al klaar om meer verantwoordelijkheid te dragen en zelf invulling te geven aan het goede gesprek? Doe de gratis teamtest en weet waar jullie ontwikkelkansen hebben.